Você sai das reuniões com mais problemas que soluções? Pois saiba que não é a única pessoa a passar por esse drama. Paulo Queija, diretor da MQS Consultoria, aponta o problema em diversas organizações: “O que ocorre muito nas empresas são reuniões sem pautas pré-estabelecidas ou com um gasto tremendo de tempo na montagem do PowerPoint a ser apresentado”, diz Queija.
Para Christian Barbosa, autor do livro “Estou em Reunião” (Editora Agir) e fundador da consultoria Triad OS, ainda não há no Brasil muita preocupação em valorizar o tempo utilizado em reuniões, enquanto empresas nos Estados Unidos, por exemplo, já investem na formação de profissionais focados em conduzir e otimizar esses encontros. “Apenas um terço tende a ser produtiva”, conta ele, que ainda completa: “Interrupções, assuntos paralelos, duração excessiva e piadinhas não deveriam acontecer nas reuniões. Quanto menos reuniões e pessoas envolvidas, melhor”.
O consultor Antônio Luiz Mendes, sócio-diretor da filial carioca da Dale Carnegie Training, concorda. Convidar profissionais e não permitir que eles participem é um dos erros mais comuns cometidos hoje em dia. “Se eu convoco uma reunião, é para saber o que está acontecendo e discutir soluções; se eu quero apenas comunicar uma decisão, a melhor opção é mandar um e-mail”, afirma Mendes.
Confira algumas dicas para conduzir uma reunião produtiva:
Verifique a necessidade da reunião
Apenas marque uma reunião caso não seja possível tratar o assunto por e-mail, telefone ou até mesmo por meio de uma conferência online.
Marque com antecedência
Agende a reunião com antecedência e encaminhe o que será discutido. Dessa forma, as pessoas poderão se preparar para a discussão de ideias.
Convide apenas as pessoas necessárias
A importância da reunião não é determinada pelo número de pessoas envolvidas nela. Convide apenas as pessoas essenciais e “chave” que representem um núcleo.
Busque a objetividade
Abra a reunião apontando o objetivo do encontro e não tenha medo de interromper – com delicadeza, para que o outro não se sinta mal – sempre que o foco for perdido.
Fique de olho no relógio
Determine o horário de início e término da reunião e se organize para cumpri-los.
Não abra com assuntos polêmicos
Inicie a com pontos mais simples e deixe os assuntos mais complexos para serem discutidos no final.
Diga "não" para a conversa paralela
Você deve pedir a atenção dos envolvidos sempre que ocorrer um bate-papo isolado. Piadinhas e brincadeiras também são dispensáveis e só causam confusão.
Registre as ideias e propostas
Faça um resumo oral das decisões que foram tomadas e quais serão os próximos passos.
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